Dokumente → Daten → Prozesse
Ihre wichtigsten Daten liegen in PDFs. Und jemand tippt sie ab.
Ich automatisiere diesen Schritt: geprüft statt abgetippt. Danach laufen Ihre Prozesse auf Daten, nicht auf Dokumenten.
- Auftrag als PDF
- Rechnung als Foto
- Lieferschein als Scan
- Prüfprotokoll als Formular
Kein Prozess läuft auf PDFs.
Ein Auftrag ist eine PDF. Eine Rechnung ist ein Foto. Ein Lieferschein ein Scan, ein Prüfprotokoll ein ausgefülltes Formular.
Software kann eine PDF nicht lesen. Also liest sie ein Mensch. Damit hängt der Durchsatz daran, wer gerade Zeit hat. Fehler fallen erst auf, wenn sie längst weitergereicht sind. Und jede Zahl im System ist nur so aktuell wie die letzte Erfassung.
Das hängt nicht an der Branche. Es trifft die Spedition wie die Buchhaltung, die Industrie wie die Qualitätssicherung, überall, wo Abläufe auf Dokumenten aufbauen.
Sie steigen ein, wo Sie stehen.
Vom Dokument bis zum Prozess, der ohne Abtippen läuft. Jede Stufe baut auf der vorigen auf.
- Stufe 1
Daten gewinnen
Ich lese die Daten aus PDF, E-Mail, Scan, Foto und Tabelle aus. Auf Wunsch gegen Ihre Stammdaten abgeglichen und auf Plausibilität geprüft.
Ergebnis Geprüfte Daten aus jedem Dokument.
- Stufe 2
Daten nutzbar machen
Die Daten gehen in Ihre Systeme: ERP, TMS, Fachanwendung. Als festes Datenmodell, nicht als Freitext.
Ergebnis Ihre Systeme arbeiten mit diesen Daten.
- Stufe 3
Prozesse automatisieren
Systeme, die auf diesen Daten mehrschrittige Aufgaben allein erledigen. Mit festen Grenzen und Zwischenergebnissen, die Sie nachprüfen können.
Ergebnis Der Ablauf läuft, Sie entscheiden die Ausnahmen.
Womit ich heute schon arbeite
Bei diesen drei steht das Datenmodell bereits. Ein Projekt startet damit nicht bei null.
Andere Belegarten sind möglich. Dann entsteht das Datenmodell im Projekt.
- Rechnung Hoch standardisiert, Datenschema steht.
- Lieferschein Prototyp liest aus, Datenschema steht.
- CMR-Frachtbrief Prototyp liest aus, Datenschema steht.
Lohnt sich das bei Ihrem Volumen?
Ein Überschlag. Er soll nicht überzeugen, sondern einordnen, auch wenn sich Automatisierung bei Ihnen nicht trägt.
Womit ich rechne
- Nur zwei Drittel Ersparnis. Prüfung, Rückfragen und die Fälle, die an einen Menschen gehen, bleiben. Deshalb rechne ich nicht mit 100 %.
- 21 Arbeitstage pro Monat.
- Der interne Stundensatz ist ein grober Vollkostenwert der bearbeitenden Person (Vorbelegung 35 €).
- Das Ergebnis ordnet ein. Es ist keine Zusage.
Wofür ich stehe.
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Ich prüfe erst, ob die Daten tragen.
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass die Daten nicht hergeben, was das Projekt voraussetzt. Das sage ich vorher, auch wenn ich dann abrate oder das Projekt kleiner schneide.
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Ich trenne, was die KI macht und was der Code macht.
KI liest unstrukturiertes Material gut. Rechnen und entscheiden kann sie schlecht. Also liest die KI, und Abgleich, Prüfung und Entscheidung laufen fest im Code: exakt und testbar.
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Ich baue für den Fachbereich, nicht für die IT-Abteilung.
Ich habe operativ gearbeitet, in der Logistik und im Anforderungsmanagement. Deshalb verstehe ich den Prozess, bevor ich ihn anfasse, und sehe, welcher Teil sich überhaupt automatisieren lässt.
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Ich sage, was ich bewusst nicht baue.
Zu jedem Projekt schreibe ich auf, was ich weglasse und warum. 80 % produktiv schlägt 100 % im Konzept.
Vier Projekte, von innen.
Drei Projekte aus diesem Jahr, dazu eines aus einer früheren Rolle. Interessant daran ist weniger, was sie können, als wie sie gebaut sind.
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Aufträge, die sich selbst erfassen
Liest Daten aus mehreren Dokumenttypen und bringt sie in eine Struktur. Der Kern läuft als Prototyp: Jeder gelesene Wert wird gegen ein festes Datenmodell geprüft, bevor er weitergeht. Die Architektur steht, der Rest wird gerade gebaut.
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Vertrauliche Transkription, vollständig lokal
Desktop-Anwendung, die Audio auf dem Gerät transkribiert. Keine Daten verlassen den Rechner. Entstanden aus der Frage, wie weit lokale Modelle tragen, wenn Vertraulichkeit nicht verhandelbar ist.
Zum Quellcode auf GitHub → -
Rechnungsprüfung, die selbst entscheidet
Prüft Eingangsrechnungen und entscheidet, welche durchgehen und welche ein Mensch ansehen muss. Der Kern ist die Architektur: Das Lesen wechselnder Layouts übernimmt die KI, Abgleich, Rechenprüfung und Entscheidung laufen fest im Code. Gegen ein selbst erstelltes Referenzset gemessen: alle Fälle richtig entschieden.
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Ein Dashboard über heterogene Quellen
Ein Dashboard über Daten aus mehreren Projekten, die jedes anders erhoben hatte. Das Datenmodell hat einen festen Kern, den jedes Projekt um eigene Felder erweitern kann.
Der Logistiker, der coden lernte.
Vincent Zwart · Gründer, NightShift AI GmbH
Ich habe als Lagerleiter gearbeitet, bevor ich Software gebaut habe. Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn der LKW an der Rampe steht und die Papiere fehlen oder falsch sind. Und wie viel Zeit draufgeht, Daten von einem Dokument in ein System zu übertragen.
Dieses Problem hat mich nicht mehr losgelassen, und es ist keins der Logistik allein. Ob Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder Prüfprotokoll: Überall steckt das Wichtigste in Dokumenten statt in Daten, und überall sitzt jemand und tippt ab.
Deshalb habe ich programmieren gelernt. Ich wollte etwas bauen, das im Betrieb tatsächlich läuft.
„Ich habe den Prozess selbst gemacht, bevor ich ihn automatisiert habe.“
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Aus der Praxis
Lagerleiter, bevor Entwickler. Ich verstehe Abläufe, bevor ich sie anfasse.
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Entwickler
Spezialisiert auf KI-gestützte Extraktion und Prüfung von Daten aus Dokumenten.
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Show, don't tell
Keine Präsentationen, sondern funktionierende Ergebnisse.
Wo Ihre Dokumente verarbeitet werden.
In Ihren Belegen steht, mit wem Sie arbeiten, zu welchen Preisen und in welchen Mengen. Das gehört geklärt, bevor das erste Dokument den Betrieb verlässt.
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Verarbeitung in der EU
Das ist der Standard. Wenn nichts anderes vereinbart ist, kümmere ich mich um das Hosting auf einem EU-Server.
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Auf Wunsch vollständig lokal
Wo Vertraulichkeit nicht verhandelbar ist, läuft die Verarbeitung auf Ihrer eigenen Hardware, ohne dass Daten den Betrieb verlassen.
Dass das trägt, zeigt NexusVox: Die Anwendung transkribiert Audio vollständig auf dem Gerät. Quellcode ansehen →
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Pro Projekt festgehalten
Was für Sie gilt, halten wir vor dem Projekt schriftlich fest. Ich sage Ihnen keinen Standort pauschal zu, den ich später relativieren müsste.
Was Sie vermutlich zuerst wissen wollen.
- Was kostet das?
- Das hängt davon ab, wie viele Dokumente anfallen, wie viele verschiedene Typen darunter sind und auf welcher Stufe Sie einsteigen. Eine Preisliste an dieser Stelle wäre geraten. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine Einordnung, die zu Ihrem Fall passt.
- Was passiert mit meinen Dokumenten?
- Verarbeitet wird in der EU. Wenn nichts anderes vereinbart ist, kümmere ich mich um das Hosting auf einem EU-Server. Wo Vertraulichkeit strenger geregelt ist, läuft die Verarbeitung auch vollständig auf Ihrer eigenen Hardware. Was für Sie gilt, halten wir vor dem Projekt fest.
- Was, wenn die Erkennung falsch liegt?
- Damit wird gerechnet. Deshalb liest die KI nur, während Abgleich, Rechenprüfung und Entscheidung fest im Code laufen. Jeder gelesene Wert wird gegen ein festes Datenmodell geprüft. Was diese Prüfung nicht sicher besteht, geht an einen Menschen statt still ins System.
- Sie arbeiten allein. Was, wenn Sie ausfallen?
- Berechtigte Frage. Alles wird so dokumentiert, dass ein anderer Entwickler übernehmen kann: Aufbau, Datenmodell und die Entscheidungen samt Begründung. Wem Code und Rechte gehören, halten wir pro Projekt schriftlich fest.
In welchen Dokumenten steckt das Wissen Ihres Unternehmens?
Aufträge, Belege, Prüfprotokolle, Formulare: im Fachbereich weiß meist jemand sofort, welcher Stapel gemeint ist. Schreiben Sie mir, welcher es bei Ihnen ist. Tragen die Daten nicht, hören Sie das vor dem Angebot.
20 bis 30 Minuten, Telefon oder Video. Sie beschreiben den Stapel, ich frage nach Menge, Varianten und was heute damit passiert. Danach wissen Sie, woran Sie sind. Auch dann, wenn ich abrate.
Sie hören innerhalb eines Werktags von mir. Persönlich, nicht aus einem Ticketsystem.